Politica de confidențialitate

1. Introducere

Protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal reprezintă o preocupare importantă pentru Full Arch Clinic® („Clinica”, „noi”, „nouă” sau „Operatorul”).

Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care prelucrăm datele cu caracter personal ale persoanelor care accesează website-ul Clinicii, solicită informații, efectuează programări sau beneficiază de serviciile medicale furnizate de Clinică.

Politica face parte din Termenii și condițiile site-ului și este întocmită în conformitate cu:

• Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal (GDPR)
• Legea nr. 190/2018
• Legea nr. 95/2006 privind reforma în domeniul sănătății
• Legea nr. 46/2003 privind drepturile pacientului
• celelalte acte normative aplicabile.

2. Operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal este Full Arch Clinic, marca sub care își desfășoară activitatea societatea ROOTS DENTAL OFFICE S.R.L.

• Sediul social: Cluj-Napoca, str. Republicii nr. 97, jud. Cluj
• CUI: 45311660
• Număr de înregistrare la Registrul Comerțului: J2021005907123
• Telefon: 0736 444 455
• E-mail: contact@fullarchclinic.ro
• Website: https://fullarchclinic.ro

Pentru orice solicitare privind protecția datelor personale ne poți contacta la adresa de e-mail de mai sus.

3. Domeniul de aplicare

Prezenta Politică se aplică tuturor persoanelor ale căror date sunt prelucrate de Clinică, inclusiv:

• pacienților
• potențialilor pacienți
• aparținătorilor pacienților, atunci când este necesar
• reprezentanților legali
• persoanelor care solicită informații
• vizitatorilor website-ului
• persoanelor care comunică cu Clinica prin telefon sau e-mail.

4. Principiile prelucrării

Datele cu caracter personal sunt:

• prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată
• colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri
• adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate
• exacte și actualizate în termen
• păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele

prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare.

Prelucrăm numai datele necesare pentru îndeplinirea scopurilor legitime descrise în prezenta Politică.

5. Categoriile de date prelucrate

În funcție de relația existentă cu Clinica, putem prelucra una sau mai multe dintre următoarele categorii de date pe care dvs. le veți furniza utilizând datele de contact existente pe website:

5.1 Date de identificare

În scopul încheierii și executării contractului cu dvs., în scopul prestării serviciilor solicitate, respectiv în scopul îndeplinirii obligațiilor fiscale și legale, vom prelucra următoarele categorii de date:

• nume
• prenume
• sex
• data nașterii
• cod numeric personal, atunci când este necesar potrivit legii
• seria și numărul actului de identitate, dacă acestea sunt necesare pentru identificarea pacientului.

5.2 Date de contact

În scopul încheierii și executării contractului cu dvs., în scopul prestării serviciilor solicitate, respectiv în scopul îndeplinirii obligațiilor fiscale și legale, vom prelucra următoarele categorii de date:

• adresa de domiciliu
• adresa de corespondență
• numărul de telefon
• adresa de e-mail.

5.3 Date privind sănătatea

În vederea furnizării serviciilor medicale, Clinica prelucrează date privind sănătatea, inclusiv:

• istoricul medical
• diagnostice
• afecțiuni
• alergii
• tratamente medicamentoase
• antecedente medicale
• fișa pacientului
• planul de tratament
• recomandările medicale
• evoluția tratamentului.

Aceste date fac parte din categoria specială a datelor cu caracter personal și beneficiază de un nivel ridicat de protecție.

5.4 Documentația medicală

În funcție de tratamentul efectuat, putem prelucra:

• radiografii
• investigații CBCT
• scanări intraorale
• modele digitale
• fotografii clinice
• documente medicale
• rezultate ale analizelor
• documente emise de alți furnizori de servicii medicale.

5.5 Date financiare

În măsura necesară facturării serviciilor medicale, putem prelucra:

• datele necesar a fi înscrise pe factură (CNP, nume întreg, domiciliu)
• informații privind plățile efectuate
• istoricul încasărilor.

Clinica nu stochează datele cardurilor bancare, întrucât nu efectuează plăți online prin intermediul website-ului.

5.6 Date privind comunicările

Putem păstra istoricul comunicărilor realizate prin:

• telefon
• e-mail
• corespondență scrisă
• alte mijloace utilizate pentru comunicarea cu pacientul.

5.7 Date prelucrate în contextul recrutării

În contextul recrutării de personal, prelucrăm următoarele tipuri de date cu caracter personal: nume, prenume, adresă, data nașterii, cetățenie, genul, nr. de tel., adresa de e-mail, date privind experiența profesională și/sau socială, educația și formarea profesională, competențe și alte date cu caracter personal care reies din informațiile cuprinse în CV-ul și din scrisoarea de intenție depuse, și după caz, în urma discuțiilor din cadrul interviului de angajare. Candidaturile trimise prin website ajung la noi prin formularul de pe pagina fiecărui anunț. Prin formular strângem doar numele, numărul de telefon, vârsta și răspunsurile la întrebările anunțului; nu cerem CV și nici adresă de e-mail. Candidatura se salvează într-un tabel Google Sheets la care au acces doar persoanele din Clinică ce se ocupă de recrutare, iar echipa este anunțată printr-un mesaj intern în Slack.

Când ajungi la anunț dintr-o reclamă, trimitem către Meta Platforms Ireland Ltd. numărul de telefon într-o formă criptată ireversibil (hash), împreună cu date tehnice (adresa IP, tipul browserului și identificatorul clicului pe reclamă), ca să aflăm câte candidaturi a adus fiecare reclamă. Nu trimitem numele, vârsta sau răspunsurile tale.

5.8 Date colectate prin intermediul website-ului

Atunci când folosești website-ul, prelucrăm și:

• datele pe care le completezi în formularul de contact, adică numele, numărul de telefon și varianta pe care o alegi la întrebarea despre problema cu care te confrunți;
• datele pe care le completezi în formularul de candidatură, adică numele, numărul de telefon, vârsta și răspunsurile la întrebările anunțului;
• conținutul conversațiilor purtate prin WhatsApp, atunci când folosești butonul de pe site;
• date tehnice și de utilizare colectate prin module cookie și tehnologii similare, adică adresa IP, tipul dispozitivului, paginile vizitate și felul în care ai ajuns pe site.

Formularele sunt construite direct pe site, iar înregistrarea anonimă a modului de navigare se face prin Microsoft Clarity. Lista completă a acestor instrumente, cu durata și scopul fiecăruia, este în Politica privind modulele cookie.

Pentru a proteja formularele de pe site împotriva mesajelor automate (spam), folosim Cloudflare Turnstile. Acesta verifică în fundal că formularul este completat de o persoană, fără să îți ceară nimic. Datele prelucrate de Cloudflare în acest scop sunt descrise în Turnstile Privacy Addendum.

Te rugăm să nu ne transmiți prin formular sau prin WhatsApp mai multe informații medicale decât este necesar pentru a stabili o programare. Discuția clinică se poartă la consultație.

6. Sursa datelor

Datele cu caracter personal provin, după caz:

• direct de la pacient, inclusiv prin formularul de pe website, prin telefon sau prin WhatsApp
• de la reprezentantul legal
• de la aparținători, atunci când legea permite acest lucru
• de la alți furnizori de servicii medicale, la solicitarea pacientului sau în condițiile legii
• din documentele medicale prezentate de pacient
• din corespondența purtată cu Clinica.

Clinica nu colectează în mod intenționat date personale de la minori fără implicarea reprezentantului legal, cu excepția situațiilor permise de legislația aplicabilă.

7. Scopurile prelucrării

Datele personale sunt prelucrate exclusiv pentru scopuri determinate, explicite și legitime.

Aceste scopuri includ, fără a se limita la:

a) furnizarea serviciilor medicale

• programarea consultațiilor
• stabilirea diagnosticului
• elaborarea planului de tratament
• efectuarea intervențiilor medicale
• monitorizarea evoluției pacientului
• gestionarea dosarului medical.

b) comunicarea cu pacientul

Datele pot fi utilizate pentru:

• confirmarea programărilor
• modificarea programărilor
• transmiterea recomandărilor medicale
• comunicarea rezultatelor investigațiilor
• răspunsul la solicitările formulate.

c) îndeplinirea obligațiilor legale

Clinica prelucrează datele necesare pentru:

• întocmirea documentelor medicale
• arhivarea documentației
• emiterea documentelor fiscale
• îndeplinirea obligațiilor impuse de autoritățile competente
• apărarea drepturilor Clinicii.

d) gestionarea reclamațiilor

Datele pot fi utilizate pentru:

• soluționarea reclamațiilor
• analizarea incidentelor
• prevenirea litigiilor
• administrarea probelor necesare în eventuale proceduri judiciare sau administrative.

e) îmbunătățirea serviciilor

În măsura permisă de lege, Clinica poate utiliza informații statistice sau anonimizate pentru:

• evaluarea calității serviciilor
• organizarea activității medicale
• optimizarea proceselor interne
• dezvoltarea serviciilor oferite.

În aceste situații, datele sunt anonimizate ori prelucrate astfel încât identificarea persoanelor vizate să nu mai fie posibilă.

8. Temeiurile juridice ale prelucrării

Clinica prelucrează datele cu caracter personal numai în măsura în care există un temei juridic prevăzut de Regulamentul (UE) 2016/679.

În funcție de scopul prelucrării, unul sau mai multe dintre următoarele temeiuri pot fi aplicabile.

a) Executarea unui contract sau efectuarea demersurilor precontractuale

Acest temei este utilizat, în principal, pentru:

• programarea consultațiilor
• organizarea serviciilor medicale
• comunicarea cu pacientul în legătură cu tratamentul
• emiterea documentelor aferente serviciilor solicitate.

b) Îndeplinirea unei obligații legale

Clinica are obligația legală de a prelucra anumite date pentru:

• întocmirea și păstrarea documentației medicale
• emiterea documentelor fiscale
• respectarea obligațiilor contabile
• respectarea obligațiilor privind arhivarea
• îndeplinirea obligațiilor impuse de autoritățile competente.

c) Protejarea intereselor vitale

În situații excepționale, datele pot fi prelucrate atunci când acest lucru este necesar pentru protejarea vieții sau integrității fizice a pacientului ori a unei alte persoane.

d) Interesul legitim al Clinicii

În anumite situații, Clinica poate prelucra date în baza interesului legitim, inclusiv pentru:

• apărarea drepturilor sale în instanță
• prevenirea fraudelor
• asigurarea securității sistemelor informatice
• administrarea și organizarea activității
• gestionarea reclamațiilor
• exercitarea sau apărarea unor drepturi în justiție.

În toate aceste cazuri, Clinica verifică dacă interesul său legitim nu prevalează asupra drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanelor vizate.

e) Consimțământul persoanei vizate

În situațiile în care legea impune obținerea consimțământului, acesta va fi solicitat separat.

Consimțământul poate fi utilizat, de exemplu, pentru:

• utilizarea fotografiilor în scop de promovare (cu excepția situației în care fotografiile sunt anonimizate într-un mod care să nu permită identificarea persoanei)
• transmiterea comunicărilor comerciale
• alte situații prevăzute de lege.

Persoana vizată poate retrage consimțământul în orice moment, fără ca retragerea să afecteze legalitatea prelucrării efectuate anterior.

9. Prelucrarea datelor privind sănătatea

Datele privind sănătatea beneficiază de un regim special de protecție.

Clinica prelucrează aceste date numai în măsura necesară pentru:

• medicina preventivă
• stabilirea diagnosticului
• acordarea tratamentului
• gestionarea serviciilor medicale
• îndeplinirea obligațiilor legale incidente furnizorilor de servicii medicale.

Accesul la aceste date este limitat la personalul autorizat și la colaboratorii implicați în actul medical, în condițiile legii.

Toți membrii personalului și colaboratorii care au acces la date privind sănătatea sunt obligați să respecte confidențialitatea profesională.

10. Destinatarii datelor

În funcție de scopul prelucrării, datele pot fi comunicate următoarelor categorii de destinatari:

• personalului Clinicii
• medicilor colaboratori
• laboratoarelor de tehnică dentară
• furnizorilor de servicii imagistice
• furnizorilor de servicii IT și mentenanță
• furnizorilor de servicii de arhivare
• furnizorilor de servicii de colaborare și comunicare internă (Google, Slack), pentru candidaturi
• contabilului sau societății de contabilitate
• auditorilor și consultanților Clinicii
• autorităților publice, atunci când legea impune acest lucru
• instanțelor judecătorești și altor organe competente.

Datele sunt comunicate exclusiv în măsura necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate.

Clinica se asigură că destinatarii care acționează în calitate de persoane împuternicite oferă garanții suficiente privind respectarea cerințelor GDPR.

11. Transferul datelor

Datele medicale și documentația pacientului sunt prelucrate pe teritoriul României.

Datele tehnice colectate prin website, descrise la punctul 5.8, ajung la furnizorii enumerați la punctul 10, care fac parte din grupuri cu operațiuni în Statele Unite. În aceste cazuri are loc un transfer în afara Spațiului Economic European, realizat pe baza garanțiilor prevăzute de GDPR, respectiv clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene și, după caz, cadrul de protecție a datelor dintre Uniunea Europeană și Statele Unite.

Poți evita aceste transferuri blocând modulele cookie, în felul descris în Politica privind modulele cookie.

12. Perioada de stocare

Datele cu caracter personal sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau pe durata prevăzută de legislația aplicabilă.

În funcție de categoria datelor, perioada de păstrare poate fi determinată de:

• legislația privind documentele medicale
• legislația fiscală și contabilă
• termenele generale de prescripție
• obligațiile de arhivare
• necesitatea apărării drepturilor Clinicii.

Candidaturile le păstrăm ca să te putem contacta și pentru posturi viitoare, până când ne ceri ștergerea lor, dar nu mai mult decât perioada maximă de la acest punct. Ne poți cere oricând ștergerea, la adresa de e-mail de la punctul 2.

La expirarea perioadelor aplicabile, însă în nicio situație mai mult de 10 ani, datele vor fi șterse, anonimizate sau distruse în condiții de securitate, cu excepția cazurilor în care legea impune păstrarea lor pentru o perioadă mai îndelungată.

13. Securitatea datelor

Clinica implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor împotriva:

• accesului neautorizat
• modificării
• divulgării
• pierderii
• distrugerii accidentale sau ilegale.

Aceste măsuri includ, după caz:

• controlul accesului la documentele medicale
• parole și autentificare pentru sistemele informatice
• copii de siguranță (backup)
• protecția rețelelor informatice
• politici interne privind confidențialitatea
• instruirea personalului
• limitarea accesului la date în funcție de atribuțiile fiecărei persoane.

Cu toate acestea, niciun sistem informatic nu poate garanta securitatea absolută a datelor.

În cazul producerii unui incident de securitate susceptibil să afecteze drepturile și libertățile persoanelor vizate, Clinica va acționa în conformitate cu obligațiile prevăzute de GDPR.

14. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679, orice persoană vizată beneficiază de următoarele drepturi:

• dreptul la informare
• dreptul de acces la date
• dreptul la rectificarea datelor inexacte
• dreptul la ștergerea datelor, în cazurile prevăzute de lege
• dreptul la restricționarea prelucrării
• dreptul la portabilitatea datelor, atunci când este aplicabil
• dreptul de opoziție
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri, în cazurile prevăzute de lege
• dreptul de a retrage consimțământul, atunci când prelucrarea se bazează pe acesta
• dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă.

Exercitarea acestor drepturi poate fi limitată în măsura în care legislația aplicabilă impune păstrarea anumitor documente medicale sau a altor categorii de date.

15. Exercitarea drepturilor

Solicitările privind exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR pot fi transmise utilizând datele de contact ale Clinicii.

Clinica va răspunde solicitărilor fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în termenul prevăzut de Regulamentul (UE) 2016/679, cu posibilitatea prelungirii acestuia în situațiile expres prevăzute de lege.

În cazul în care există îndoieli rezonabile cu privire la identitatea solicitantului, Clinica poate solicita informații suplimentare necesare verificării identității acestuia.

16. Plângeri

Dacă apreciați că prelucrarea datelor dumneavoastră încalcă legislația aplicabilă, vă încurajăm să ne contactați mai întâi pentru soluționarea amiabilă a situației.

Pentru orice întrebări, nelămuriri sau exercitarea acestor drepturi ne puteți contacta prin e-mail la adresa contact@fullarchclinic.ro, respectiv prin poștă, curier sau înregistrare personală la sediul Clinicii astfel cum rezultă din prezenta Politică.

De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) la adresa anspdcp@dataprotection.ro, adresa B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod postal 010336, Bucuresti, Romania sau la numărul de telefon: +40.318.059.211, precum și dreptul de a vă adresa instanțelor competente, în condițiile legii.

17. Modificarea politicii

Clinica are dreptul de a modifica prezenta Politică de confidențialitate ori de câte ori acest lucru este necesar pentru reflectarea modificărilor legislative, organizatorice sau tehnologice.

Versiunea actualizată va fi publicată pe website și va produce efecte de la data publicării, cu excepția situațiilor în care legea prevede altfel.

Ultima actualizare: 23 septembrie 2026.